Sammelbrief 2/20 – Der Wochenbericht – Daten, Daten, Daten

Für ein erfolgreiches Controlling sind Daten erforderlich. Personal- und Bürokosten liegen in der Buchhaltung bereits detailliert vor und die Angebotskalkulation ist grundlegend für jedes Projekt. Zur Vervollständigung der Datengrundlage ist der Nachweis über die Verwendung der Personalressourcen vollständig und angemessen genau zu führen.

Für das Gesamtbild sind Arbeitszeiten, auch die der Büroverwaltung und der Geschäftsführung inkl. der Fehlzeiten zu erfassen. Sie werden Projekten und Leistungsbereichen/Aufgaben über Direkteingaben oder Auswahlmasken zugewiesen. Und in einem Wochenbericht übersichtlich dargestellt.

IGSF Wochenbericht KW 32/24 der Konstrukteurin S.

Der Zeitaufwand für diesen Wochenbericht beträgt deutlich weniger als 5 Min/Tag.

Die Zuweisung der geleisteten Arbeitszeit erfolgt nach Eingabe von Projektnummer und Leistungsbereich in der Wochenberichtmaske. (TODO link Profit-Center sind optional siehe Sammelbrief 5/20)

Die Darstellung erfolgt übersichtlich unter Angabe der Tages- und Wochenarbeitszeit durch den Mitarbeiter nach dem Prinzip der Vertrauensarbeitszeit. Wird an einem Projekt in mehreren Blöcken gearbeitet, werden nur einmal täglich die Arbeitszeiten nach Abschätzung durch die Mitarbeitenden erfasst (kummuliert).

Die Erfassung sollte nicht zu präzise abgefordert werden, um den Aufwand für die Erfassung zu begrenzen. Kleinere Einheiten als 0,5 Stunden bringen in der Summe keine Erkenntnisse.

Der Wochenbericht dient als arbeitsrechtlicher Nachweis der geleisteten Arbeitszeiten incl. Überstunden, Fehlzeiten und Urlaubstagen.

Die Methode, betriebliche Aufwendungen präzise zu ermitteln und auf produktive Arbeitszeiten aufzuteilen, verleiht dem Controlling eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und mehr Effektivität im Vergleich zu pauschalen Ansätzen. Insgesamt soll die systematische Erfassung von Kostendaten Mitarbeitende und Unternehmensführung entlasten und eine höhere Genauigkeit und Aussagekraft ermöglichen.