4 Praxistipps für den Erfolg mit MOIN
Tipp 1 Wie präzise müssen die Arbeitszeiten erfasst werden?
Arbeitsverträge sehen als Verpflichtung des Arbeitnehmers eine vereinbarte Wochenarbeitszeit vor. Diese muss abgeleistet und dokumentiert werden.
Zu dieser Dokumentation gehören auch Kranken- und Urlaubstage. MOÏN unterstützt Sie bei dieser Dokumentation.
Bei der Verteilung der Arbeitszeiten auf Projekte und Tätigkeiten sollten Toleranzen zugelassen werden. Kleinere Einheiten als 0,5 Stunden sollten nicht erfasst werden.
Abweichungen von 0,5 bis 1 Std. gleichen sich am Ende des Projektes und am Ende des Jahres aus. „Ein Wochenbericht ist keine wissenschaftliche Arbeit.“
Für allgemeine Arbeiten (Verwaltungsarbeit, Fortbildung, IT-Support, Akquisition) können differenzierte Projekte angelegt werden.
Projektbezogene Verwaltungsarbeiten (Projektleitung, Angebotsbearbeitung, Schriftverkehr, Postversand) werden im Projekt unter eigenen Leistungsziffern erfasst.
Der MOÏN-Wochenbericht kann mit Hilfe einer Erläuterung z. B. für Zusatzleistungen oder Außentermine ergänzt werden.
Tipp 2 Kumulieren und panaschieren, oder: Der Wochenbericht als kontemplativer Wochenabschluss
Büroinhaber oder Projektleiter kennen das Gefühl:
„Am Ende der Woche weiß man nicht, was man eigentlich getan hat – da ist es doch unmöglich einen Wochenbericht zu erstellen!“
Doch, das geht! Wir machen es so:
Jedes Projekt, auch Angebotsanfragen, werden spätestens am Ende der Woche als Projekt in MOÏN erfasst. Damit können Aufwendungen und Dokumente zugewiesen werden.
Tagesarbeitszeiten, gerade wenn sie schwanken, werden täglich notiert.
Arbeitszeiten werden systematisch nach MOÏN-Projektstatus in die MOÏN-Wochenberichtsliste eingetragen – Es hilft die Auswahlfunktion im Modul <Wochenberichte>.
Terminkalender und E-Mail-Verkehr dienen als Gedächtnisstütze beim Verfassen des Wochenberichtes.
Aufwendungen für Projekte, die viele kurze Aufmerksamkeiten verlangen (z. B. mehrere Telefonate) werden kumuliert erfasst.
Aufwendungen für Projekte mit größerem Aufwand werden so verteilt, also panaschiert, dass zum Abschluss des Wochenberichtes die zuvor notierten Tagesarbeitszeiten vollständig abgedeckt sind.
Zum Abschluss der Woche entsteht durch das Erstellen eines Wochenberichtes ein guter Überblick über die erledigten Arbeiten und über die Aufgaben der folgenden Woche.
Und MOÏN hilft dabei mit einer einfachen Nutzerführung.
Tipp 3 Interne Projekte?
Die Erfassung von allgemeinen Aufwendungen (Fortbildung, Verwaltung, Akquisition, Berufsschule) ist für die Ermittlung der Gemeinkosten von wesentlicher Bedeutung. Der Personalkostenanteil der allgemeinen Aufwendungen an den Gemeinkosten ist deutlich höher als der Anteil von Raumkosten, Bürobedarf oder Versicherungen.
Wir empfehlen die Erfassung der Aufwendungen ist eigens angelegten „internen Projekten“ zur internen Verrechnung. Damit können die Arbeitsstunden von allen Terminmitgliedern vollständig zugewiesen werden. Sollen diese allgemeinen Aufwendungen nicht in der Projektliste einsehbar sein oder mit abweichenden Stundenverrechnungssätzen erfasst werden, empfehlen wir die Installation eines MOÏN-Profitcenters „Interne Projekte“.
Für die Ermittlung der Gemeinkostenzuschlages werden Stunden, besser noch: die Kosten zusammengefasst und ins Verhältnis zu den Umsätzen bzw. Gesamtkosten gesetzt.
Unter Berücksichtigung der sonstigen Bürokosten aus der Buchhaltung lassen sich Stundenverrechnungssätzen präzise ermitteln.
Tipp 4 Was geht mit dem Projektstatus?
Jedes Projekt wird vom Beginn der Angebotsbearbeitung bis zur Abrechnung von einem Projektstatus begleitet.
Voreingestellt sind z. B. 10-Angebot; 20-in Bearbeitung … bis z. B. 92-Projekt planmäßig abgeschlossen.
In der MOÏN-Listenansicht ergibt sich durch die voreingestellte Suchfunktion somit ein Überblick über den Umfang und den Kostenstand der z. B. 20-in Bearbeitung befindlichen Projekte. Der Projektstatus wird wöchentlich z. B. bei der Erstellung des Wochenberichtes durch den Projektleiter überprüft und ggf. angepasst. Projekte in Wartestand, Projekte zur Nachbearbeitung oder „gestorbene“ Projekte werden mit eigenen Status geführt, werden also nicht vergessen, stören aber nicht die wichtigen und dringenden Planungsarbeiten.
Für das Forderungsmanagement (Rechnungen, Zahlungseingang) verwenden wir den zweiten MOÏN-B-Status. Das Projekt durchläuft Stati von 40-Rechnung erstellen bis 47-Schlussrechnung bezahlt. Damit ist MOÏN ein sicheres Bindeglied zwischen Backoffice und Projektbearbeitung. Der MOÏN-B-Status ist z B. auch für parallele Projektbearbeitungen z. B. in der Modellbauabteilung einsetzbar.
Die Statusabfolge lässt sich auf die betrieblichen Anforderungen in der MOÏN-Wartung anpassen.