Kostencontrolling – Wie geht das?

Schritt 1

Systematische Kostenkontrolle beginnt immer mit systematischer Kostenerfassung.

Im Planungsbüro machen Personalkosten den überwiegenden Kostenanteil aus.

Deswegen sind alle Arbeitszeiten, auch die der Büroverwaltung und der Geschäftsführung incl. der Fehlzeiten zu erfassen.

Sie werden Projekten und Leistungsbereichen/Aufgaben zugewiesen.

Alle finanziellen Aufwendungen für den Bürobetrieb werden in der Buchhaltung erfasst.

Schritt 2

Stundenverrechnungssätze werden unter Berücksichtigung alle Kosten für

• Bürobetrieb, Büromiete, Versicherungen etc.
• Personalkosten für Verwaltung
• Personalkosten Geschäftsführung inkl. Akquisition
• Personalkosten für Aus- und Fortbildung, Krankheit

mit einem Zuschlag für  Gemeinkosten auf die produktiven Arbeitszeiten ermittelt.

Viele UnternehmerInnen tun sich sehr schwer, die Gemeinkosten ihres Unternehmens zutreffend zu erfassen und zu verteilen. Hier helfen im ersten Ansatz geschätzte Stundenverrechnungssätze, die nach Ablauf des Wirtschaftsjahres angepasst werden.

Controlling ist Chefsache weil die systematische Erfassung von Kostendaten insbesondere die Unternehmensführung entlastet!

Schritt 3

Controlling lebt von einer routinemäßigen und regelmäßigen Anwendung.

Üblicherweise beschreibt der Management-Regelkreis den Zeitraum eines Jahres.

Die rückwirkende Nachberechnung aller Projekte mit überprüften Stundenverrechnungssätzen erzeugt eine hohe Genauigkeit.

Unternehmensentscheidungen und Kosten-/Lohnkostenentwicklung werden in den neuen Stundenverrechnungssätze abgebildet.

Die präzise Ermittlung der betrieblichen Aufwendungen und die Aufteilung auf die tatsächlichen produktiven Arbeitszeiten verleiht der Methode höhere Akzeptanz und Effektivität im Vergleich zu pauschalen Ansätzen wie z. B. PEP7.